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Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados... cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos. (Microsoft, 2011)

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos, es la forma de organizar los datos, puesto que ello permite mayor flexibilidad y evita redundancias. En Access las filas se nombran Registros (se almacena información individual) y las columnas Campos (información diferente, la cual conforma un registro).

Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos o para mostrar los datos de una forma amigable al usuario, que permite presentar y modificar información de forma actualizada.

Los informes sirven para presentar de forma resumida un requisito de información específico, contenido en los datos de las tablas y solicitado por un usuario.

Permiten recuperar datos por medio de criterios específicos, estas pueden contener información de varias tablas en una sola hoja de datos. Es una forma de buscar, encontrar y mostrar determinada información. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles, o se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

El modelo entidad-relación también denominado modelo conceptual de datos, es una técnica especial de representación gráfica que incorpora información relativa a los datos y la relación existente entre ellos, para dar una visión del mundo real.

“Una entidad es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos.” Ejemplos de entidad en una base de datos de una tienda son: producto, venta, cliente y proveedor. Estos corresponden a información importante del mundo real agrupada sobre algún tema, en este caso corresponde a información que la persona encargada de la tienda desea conocer, para así observar las ventas que realiza, los productos se deben comprar a mayor o menor cantidad, entre otras funciones.

Los objetos relevantes para la base de datos, por ejemplo; municipios, veredas y casas.

Las variables o características de los objetos. Por ejemplo el número de habitantes por vereda, donde cada atributo posee un conjunto de valores posibles llamado Dominio. Un Dominio para el atributo de habitantes por vereda sería: 0-200 habitantes, 0-20 km², etc. Este conjunto de valores posibles de un atributo se llama Dominio.

Corresponde a aspectos que relaciona una entidad con otra. Un caso sería: la vereda X tiene muchas escuelas, cada escuela sólo está en una vereda, la carretera F cruza muchas fincas o una finca puede tener varias carreteras.
Las relaciones no son solamente de uno a muchos, existen muchas más relaciones. Estos son algunos ejemplos:

 Uno - Uno: un municipio tiene un área rural y esa área rural sólo le corresponde a ese municipio.
 Uno - Muchos: un área rural tiene varias veredas, pero cada una de esas
veredas sólo pertenecen a esa área rural.  Muchos - Muchos: una parcela puede tener varios dueños y cada dueño
puede tener varias parcelas. Cuando esta relación se da en una base de datos, se debe colocar otra entidad intermedia que relacione ambas entidades, puesto que Access no tiene la relación de Muchos a Muchos.